Artikler

Vi bruker cookies (informasjonskapsler) for å forbedre tjenesten vår og for å tilpasse personlig innhold. Ved å fortsette å bruke nettsiden samtykker du i bruken av cookies. Les mer X

Reiseregninger – hva er kravene til utfylling? 

15.2.2018

Aktuelt og nyheter Regnskap og økonomi Skatt og avgift

Utgifter til mat, overnatting og drosje er typiske kostnader som den ansatte får dekket av arbeidsgiver når de er på reise. Kravene som stilles for levering av reiseregninger kan for mange virke omfattende. Hvilke krav stilles i loven? Her er oversikten.

Reiseregninger

Tydelige krav til dokumentasjon i bokføringsloven

I henhold til kravene i bokføringsloven må den ansatte levere inn kvitteringer eller lignende dokumentasjon med bilag for å få reiseutgifter i forbindelse med jobb dekket av arbeidsgiver.

Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter må følgende informasjon oppgis:  

  • – Navn på arbeidstaker
  • – Dersom utgiftene gjelder andre arbeidstakere, skal navnene på disse også oppgis
  • – Formålet med utgiften/utgiftene
  • – Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på

Refusjon av reiseregninger hvor bilag mangler

Dersom kvitteringer eller annen relevant dokumentasjon i forbindelse med reise, eksempelvis bussbilletter, parkeringsavgifter og andre småutgifter ikke foreligger, er det åpent for å likevel få refundert utgiftene uten at bilag leveres til arbeidsgiver. Slike utgifter må spesifiseres enkeltvis på en reiseregning.   

Ved refusjon av småutgifter må det på bilaget eller vedlegget opplyses om:  

  • – Arbeidstakers navn, adresse og underskrift
  • – Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
  • – Formålet med reisen
  • – Hvilke arrangement arbeidstaker deltok på

Dersom utgiften gjelder reise med offentlig kommunikasjon (eksempelvis buss) skal det i tillegg til overnevnte opplysninger informeres om hvilket kommunikasjonsmiddel som ble benyttet og billettprisen på strekningen.  

Diettgodtgjørelser  

Arbeidstaker må her lage bilaget i form av en reiseregning. Her stilles det krav til hva som må angis på reiseregningen, og kravene er noe forskjellig avhengig av om arbeidstaker er på en dagsreise eller en overnattingsreise.  

Krav til opplysninger på overnattingsreiser:  

  • – Ansattes navn og adresse
  • – Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver enkelt tjenestereise
  • – Formålet med reisen
  • – Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker deltok på
  • – Navn og adresse på overnattingsstedet
  • – Type losji
  • – Underskrift

Dersom arbeidstaker overnatter flere steder under reisen skal datoene samt navn og adresse for hvert enkelt overnattingssted fremkomme. Skjedde overnattingen på en hybel eller brakke uten kokemuligheter er det ikke noe krav til å føre opp navnet på overnattingsstedet.

For dagsreiser gjelder de samme kravene som over, men overnattingsopplysninger er selvfølgelig ikke relevant informasjon i slike tilfeller.   

Bilgodtgjørelser  

Dersom den ansatte benytter egen bil i tjeneste for arbeidsgiver er det vanlig at den ansatte får bilgodtgjørelse. Det er viktig å være klar over at dette er den eneste måten å dekke utgifter til bruk av egen bil i arbeidet.  

Reiseregningen/kjøreoppgaven må inneholde:  

  • – Navn og adresse på den ansatte
  • – Dato for avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
  • – Formålet med reisen
  • – Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
  • – Fremstilling av reiseruten med angivelse av; utgangspunkt og endepunkt på reisen, lokal kjøring på oppdragsstedet, årsaken til eventuelle omkjøringer
  • – Navn på passasjer der det kreves passasjertillegg
  • – Totalt utkjørt distanse, skal beregnes på grunnlag av bilens kilometerteller
  • – Underskrift

Formål med reisen – hva menes med det?

Å oppgi formål på reisen skal være med på å sannsynliggjøre at utgiften er relatert til arbeidet. Et uklart eller dårlig formål med reisen vil kunne medføre at skattemyndighetene ved en kontroll stiller spørsmål ved reiseregningens berettigelse.  

Når det gjelder bilgodtgjørelser er det ofte kjørerutene som kontrolleres. Mange er nok sløve her, og angir kun bynavn, men det er et minstekrav om at gatenavn angis på hvert oppdragssted på reisen.   

Underskrift

Skattedirektoratet har i en uttalelse fra 8. Juli 2004 åpnet for elektronisk signatur av slike dokument. Imidlertid fremgår det av uttalelsen at det stilles strenge krav til sikkerheten i systemet for at kravene til underskrift skal anses for å være ivaretatt. Systemet må blant annet gi tilfredsstillende sikkerhet for at korrekt utsteder er angitt, og reiseregningen skal heller ikke kunne endres på i ettertid.  

Det er arbeidsgivers ansvar å vurdere om systemer for reiseregninger er tilfredsstillende i forhold til skattetrekksreglene.  

 

Reglene for reiseregninger oppdateres stadig. Se månedlig oppdatering for januar 2018, der gjennomgår vi siste nytt innen skatt og avgifter.  

Kilde: Visma Blogg  

 

← Forrige
Neste →